Data Hub Arena AI operačná platforma pre firmy ČO CHCETE DOSIAHNUŤ?
⌕
Prehľad Odhlásiť sa
🏁 Command center👥 CRM📬 Email production🧾 Offers📦 Orders🔌 Connectors📄 DocFlow🛡️ Security center🚦 Launch checklist
Dokument 2
Data Hub Arena AI automatizovaná platforma pre obchodný rast

Skutočný používateľský manuál

Presný návod kam kliknúť a čo vyplniť

Tento manuál je písaný pre používateľa, ktorý Data Hub Arena nepozná. Nejde o všeobecný popis modulov. Každá kapitola ukazuje konkrétny postup: kde začať, na čo kliknúť, ktoré pole vyplniť, aký príklad hodnoty použiť, ktoré tlačidlo stlačiť, čo sa má zobraziť a čo urobiť ďalej.

klik po kliku konkrétne polia praktické príklady celý procesu platformy
Logika práce v platforme

Najprv profil firmy, potom obchodný cieľ, potom AI odporúčanie, následne firmy, CRM, oslovenie, ponuka, objednávka, dokumenty, integrácie a výsledky.

Obsah

Obsah manuálu

Vyberte kapitolu podľa procesu, ktorý používateľ práve potrebuje urobiť.

01. Prvé prihlásenie a orientáciaPrihlásenie / Prehľad 02. Vyplnenie profilu firmyÚčet / Profil firmy 03. Zadanie obchodného cieľaČo chcete dosiahnuť? 04. AI vyhľadávanie firiemZákazníci / AI vyhľadávanie firiem 05. Mapa firiem a lokálny výberZákazníci / Mapa firiem 06. Uloženie firmy do CRMDetail firmy / CRM 07. CRM detail kontaktuCRM / Detail kontaktu 08. Pridanie CRM aktivityCRM / Detail kontaktu / Aktivity 09. Príprava outreach kampaneKampane / Outreach 10. E-mailová šablóna kampaneKampane / Outreach šablóny 11. SMTP nastavenie odosielaniaEmail production / SMTP engine 12. IMAP nastavenie príjmu odpovedíEmail production / IMAP príjem 13. Odoslanie testovacej kampaneKampane / E-mail kampane 14. Ostré odoslanie kampaneKampane / E-mail kampane 15. Spracovanie odpovedí z kampaneEmail production / Reply intelligence 16. Vytvorenie ponuky z CRMCRM / Offers 17. Schválenie ponuky a objednávkaOffers / Orders 18. Nahratie dokumentu do DocFlowDokumenty / Nahratie dokumentu 19. OCR extrakcia a kontrola údajovDokumenty / OCR centrum / Kontrola extrakcie 20. Schválenie a archivácia dokumentuDokumenty / Schvaľovanie dokumentov / Archív 21. Účtovný exportDokumenty / Účtovné exporty 22. Nastavenie e-commerce konektoraIntegrácie / E-commerce API 23. CRM integrácia a synchronizáciaIntegrácie / CRM sync 24. Automatizačné centrumAutomatizácia / Automation centrum 25. Overenie, certifikácia a dôkazyOverenie / Certifikácia 26. Launch checklist a finálna pripravenosťLaunch checklist / Final ready status
Kapitola 01

Podrobný postup

Prvé prihlásenie a orientácia

Používateľ sa prihlási, skontroluje jazyk, hlavné menu a prvý dashboard.

Kde v platforme začaťPrihlásenie / Prehľad
Otvorte Data Hub ArenaZadajte e-mailZadajte hesloKliknite na Prihlásiť sa

Do prehliadača zadajte adresu platformy a počkajte, kým sa zobrazí prihlasovacia obrazovka.

Do poľa E-mail zadajte svoju prihlasovaciu e-mailovú adresu.

Do poľa Heslo zadajte heslo. Ak heslo nepoznáte, použite obnovu hesla alebo kontaktujte správcu.

Kliknite na tlačidlo Prihlásiť sa.

Po prihlásení skontrolujte pravý horný roh. Jazyk má byť nastavený na SK.

Kliknite na Prehľad. Na obrazovke sa má zobraziť hlavný dashboard s menu, ľavým panelom a rýchlymi tlačidlami.

Praktický príklad

Ak ste nový používateľ, nič nenastavujte naraz. Najskôr skontrolujte, že vidíte horné menu, ľavé menu a tlačidlo „Čo chcete dosiahnuť?“.

Na čo si dať pozor

Ak sa dashboard nenačíta alebo nevidíte menu, nejde o chybu používateľa. Kontaktujte správcu, aby overil rolu účtu a oprávnenia.

Kapitola 02

Podrobný postup

Vyplnenie profilu firmy

Profil firmy je základom pre AI odporúčania, vyhľadávanie zákazníkov a obchodný procesu.

Kde v platforme začaťÚčet / Profil firmy
Horné menu ÚčetProfil firmyVyplniť údajeUložiť

V hornom menu kliknite na Účet.

V otvorenom menu kliknite na Profil firmy.

Do poľa Názov firmy vyplňte oficiálny alebo obchodný názov firmy.

Do poľa Web vložte URL webovej stránky, napríklad https://www.vasafirma.sk.

Do poľa Krajina vyberte krajinu, kde firma pôsobí.

Do poľa Čo firma ponúka napíšte jednou až tromi vetami, aké produkty alebo služby firma poskytuje.

Do poľa Ideálny zákazník napíšte, komu chcete predávať. Uveďte segment, veľkosť firmy, lokalitu a typ rozhodovateľa.

Kliknite na Uložiť.

Po uložení sa vráťte na Prehľad alebo pokračujte na Čo chcete dosiahnuť?.

Praktický príklad

Príklad ideálneho zákazníka: „B2B e-shopy v Česku a na Slovensku s vlastným skladom, ktoré chcú automatizovať objednávky a dokumenty.“

Na čo si dať pozor

Ak profil firmy zostane prázdny, AI nebude mať kontext a bude dávať príliš všeobecné odporúčania.

Kapitola 03

Podrobný postup

Zadanie obchodného cieľa

Používateľ napíše cieľ obyčajnou vetou a platforma ho navedie na správny modul.

Kde v platforme začaťČo chcete dosiahnuť?
Ľavé menuČo chcete dosiahnuť?Napísať cieľOdporučiť postup

V ľavom menu kliknite na Čo chcete dosiahnuť?.

Do veľkého textového poľa napíšte svoj obchodný cieľ.

Napíšte cieľ jednoducho, napríklad: Chcem získať nových zákazníkov v segmente e-commerce.

Kliknite na tlačidlo Odporučiť postup alebo na hlavné tlačidlo na stránke, ktoré spúšťa asistenta.

Prečítajte si odporúčaný postup. Platforma vám odporučí, či máte začať vyhľadávaním firiem, CRM, kampaňou, dokumentmi, integráciou alebo automatizáciou.

Kliknite na prvý odporúčaný modul. Nepreskakujte priamo na ďalšie moduly, kým nedokončíte prvý krok.

Praktický príklad

Ciele píšte konkrétne: „Chcem osloviť slovenské lekárne s ponukou automatizácie dokumentov“ je lepšie ako „Chcem viac klientov“.

Na čo si dať pozor

Ak zadáte viac cieľov naraz, výsledok bude nejasný. Jeden cieľ = jeden odporúčaný procesu.

Kapitola 04

Podrobný postup

AI vyhľadávanie firiem

AI vyhľadávanie pomáha nájsť firmy, segmenty a nové obchodné príležitosti.

Kde v platforme začaťZákazníci / AI vyhľadávanie firiem
ZákazníciAI vyhľadávanie firiemVyplniť segmentSpustiť vyhľadávanie

V hornom menu kliknite na Zákazníci.

Vyberte AI vyhľadávanie firiem alebo AI sales discovery.

Do poľa Krajina vyberte cieľový trh, napríklad Slovensko alebo Česká republika.

Do poľa Segment napíšte typ zákazníkov, napríklad e-shopy, lekárne, výrobcovia alebo logistické firmy.

Do poľa Kľúčové slová napíšte 2 až 5 výrazov, ktoré opisujú firmy, ktoré hľadáte.

Kliknite na Spustiť AI vyhľadávanie alebo Hľadať.

Po zobrazení výsledkov otvorte prvých 10 až 20 firiem a skontrolujte, či dávajú obchodný zmysel.

Vybrané firmy označte a kliknite na Uložiť do CRM.

Praktický príklad

Segment: „výrobcovia potravín“, krajina: „Slovensko“, kľúčové slová: „automatizácia, distribúcia, objednávky“.

Na čo si dať pozor

Do CRM neukladajte všetko. Ukladajte iba firmy, ktoré chcete reálne osloviť.

Kapitola 05

Podrobný postup

Mapa firiem a lokálny výber

Mapa pomáha vybrať firmy podľa lokality, regiónu a hustoty trhu.

Kde v platforme začaťZákazníci / Mapa firiem
ZákazníciMapa firiemFilter krajina/mestoOtvoriť firmu

V hornom menu kliknite na Zákazníci.

Kliknite na Mapa firiem.

Do filtra Krajina vyberte krajinu.

Do filtra Mesto alebo región napíšte lokalitu, napríklad Bratislava, Brno alebo Praha.

Ak je dostupný filter kategórie, vyberte odbor alebo typ firmy.

Kliknite na značku firmy na mape.

V otvorenom okne kliknite na Otvoriť detail.

Ak je firma vhodná, kliknite na Uložiť do CRM.

Praktický príklad

Mapa je vhodná napríklad vtedy, keď chcete osloviť všetky relevantné firmy v okolí konkrétneho mesta.

Na čo si dať pozor

Ak firma nemá dostatok údajov, najskôr ju skontrolujte v adresári alebo cez web.

Kapitola 06

Podrobný postup

Uloženie firmy do CRM

Vybraná firma sa z výsledku vyhľadávania zmení na lead, s ktorým možno obchodne pracovať.

Kde v platforme začaťDetail firmy / CRM
Detail firmyUložiť do CRMVybrať typUložiť

Na stránke výsledkov alebo v detaile firmy kliknite na Uložiť do CRM.

V poli Typ záznamu vyberte, či ide o lead, kontakt alebo príležitosť.

Do poľa Segment doplňte obchodný segment, napríklad „e-commerce“.

Do poľa Zdroj uveďte zdroj, napríklad „AI vyhľadávanie“ alebo „Mapa firiem“.

Do poľa Poznámka napíšte, prečo je firma relevantná.

Kliknite na Uložiť.

Po uložení kliknite na CRM a overte, že sa lead zobrazil v CRM zozname.

Praktický príklad

Poznámka: „Firma má vlastný e-shop a sklad, môže mať záujem o automatizáciu objednávok a dokumentov.“

Na čo si dať pozor

Ak uložíte firmu bez poznámky a segmentu, neskôr nebude jasné, prečo bola vybraná.

Kapitola 07

Podrobný postup

CRM detail kontaktu

CRM detail je miesto, kde sa lead mení na riadený obchodný prípad.

Kde v platforme začaťCRM / Detail kontaktu
CRMKontaktyOtvoriť kontaktDoplniť údaje

V hornom menu kliknite na CRM.

Kliknite na CRM cockpit alebo Kontakty.

Nájdite firmu alebo kontakt, ktorý chcete spracovať.

Kliknite na Otvoriť.

Skontrolujte polia Názov firmy, E-mail, Telefón a Web.

Do poľa Stav leadu vyberte aktuálny stav, napríklad nový, kvalifikovaný, oslovený alebo aktívny.

Do poľa Hodnota príležitosti zadajte odhadovanú obchodnú hodnotu.

Do poľa Ďalší follow-up nastavte dátum ďalšieho kroku.

Kliknite na Uložiť zmeny.

Praktický príklad

Ak kontakt ešte nebol oslovený, nastavte stav „nový“ a follow-up napríklad na zajtra.

Na čo si dať pozor

CRM kontakt bez follow-upu sa ľahko stratí. Každý kontakt musí mať ďalší krok.

Kapitola 08

Podrobný postup

Pridanie CRM aktivity

Aktivita popisuje, čo sa s kontaktom stalo alebo čo sa má stať ďalej.

Kde v platforme začaťCRM / Detail kontaktu / Aktivity
CRM detailPridať aktivituVyplniť typUložiť

V detaile CRM kontaktu nájdite sekciu Aktivity.

Kliknite na Pridať aktivitu.

V poli Typ aktivity vyberte telefonát, e-mail, schôdzka, úloha alebo poznámka.

Do poľa Popis napíšte konkrétny krok, napríklad „Zavolať a overiť záujem o automatizáciu dokumentov“.

Do poľa Dátum nastavte termín aktivity.

Ak je dostupné pole Zodpovedná osoba, vyberte používateľa, ktorý má aktivitu vykonať.

Kliknite na Uložiť aktivitu.

Skontrolujte, že aktivita pribudla v histórii kontaktu.

Praktický príklad

Dobrá aktivita: „V utorok o 10:00 zavolať pani Novákovej a poslať krátku prezentáciu.“

Na čo si dať pozor

Aktivita „kontaktovať“ je príliš všeobecná. Vždy napíšte presný ďalší krok.

Kapitola 09

Podrobný postup

Príprava outreach kampane

Outreach kampaň slúži na oslovenie vybraných CRM kontaktov.

Kde v platforme začaťKampane / Outreach
KampaneOutreachNová kampaňVybrať kontakty

V hornom menu kliknite na Kampane.

Kliknite na Outreach.

Kliknite na Vytvoriť novú kampaň alebo Nová kampaň.

Do poľa Názov kampane zadajte názov, napríklad „E-commerce automatizácia SK“.

Do poľa Cieľ kampane napíšte, čo má kampaň dosiahnuť.

V sekcii kontaktov vyberte CRM kontakty, ktoré chcete osloviť.

Začnite malou testovacou skupinou, napríklad 5 až 20 kontaktov.

Kliknite na Uložiť kampaň.

Praktický príklad

Názov kampane: „Lekárne SK – automatizácia dokumentov“. Cieľ: „Získať prvé odpovede a dohodnúť 3 online prezentácie.“

Na čo si dať pozor

Nikdy neposielajte prvú kampaň na veľký zoznam bez testu.

Kapitola 10

Podrobný postup

E-mailová šablóna kampane

Šablóna určuje text, ktorý príjemca dostane.

Kde v platforme začaťKampane / Outreach šablóny
KampaneOutreach šablónyNová šablónaUložiť

V menu Kampane kliknite na Outreach šablóny.

Kliknite na Nová šablóna.

Do poľa Názov šablóny napíšte interný názov šablóny.

Do poľa Predmet napíšte predmet e-mailu. Má byť krátky a konkrétny.

Do poľa Text správy napíšte e-mail. Začnite oslovením, pokračujte hodnotou a ukončite jasnou výzvou.

Ak platforma podporuje premenné, použite napríklad názov firmy alebo meno kontaktu.

Kliknite na Uložiť šablónu.

Pred použitím šablóny kliknite na náhľad alebo odošlite test.

Praktický príklad

Predmet: „Krátky nápad k automatizácii objednávok“. Výzva: „Môžem poslať krátky návrh, ako by to fungovalo u vás?“

Na čo si dať pozor

Nepíšte príliš dlhé prvé e-maily. Prvé oslovenie má rýchlo vysvetliť hodnotu.

Kapitola 11

Podrobný postup

SMTP nastavenie odosielania

SMTP je potrebné na reálne odosielanie e-mailov z platformy.

Kde v platforme začaťEmail production / SMTP engine
Email productionSMTP engineVyplniť serverTest odoslania

Kliknite na rýchle tlačidlo Email production alebo v menu otvorte e-mailové nastavenia.

Kliknite na SMTP engine.

Do poľa SMTP server zadajte server poskytovateľa, napríklad smtp.vasadomena.sk.

Do poľa Port zadajte port, najčastejšie 587 pre TLS alebo 465 pre SSL.

Do poľa Používateľ zadajte e-mailovú adresu alebo prihlasovacie meno.

Do poľa Heslo vložte heslo alebo aplikačné heslo.

V poli Zabezpečenie vyberte TLS alebo SSL podľa poskytovateľa.

Kliknite na Uložiť.

Kliknite na Odoslať test a pošlite testovací e-mail na vlastnú adresu.

Praktický príklad

Pre Gmail alebo Microsoft 365 môže byť potrebné aplikačné heslo alebo špeciálne povolenie SMTP prístupu.

Na čo si dať pozor

Ak test neprejde, nespúšťajte kampaň. Skontrolujte server, port, heslo a zabezpečenie.

Kapitola 12

Podrobný postup

IMAP nastavenie príjmu odpovedí

IMAP umožňuje platforme čítať odpovede, bounce správy a spätné reakcie.

Kde v platforme začaťEmail production / IMAP príjem
Email productionIMAP príjemVyplniť serverTest spojenia

Otvorte Email production.

Kliknite na IMAP príjem alebo e-mailové nastavenia príjmu.

Do poľa IMAP server zadajte server, napríklad imap.vasadomena.sk.

Do poľa Port zadajte port, často 993 pre SSL.

Do poľa Používateľ zadajte e-mailovú adresu.

Do poľa Heslo zadajte heslo alebo aplikačné heslo.

Kliknite na Test spojenia.

Ak test prejde, kliknite na Uložiť.

Spustite synchronizáciu odpovedí a skontrolujte, či sa načítali nové správy.

Praktický príklad

Ak používa firma samostatný mailbox pre kampane, nastavte IMAP práve pre tento mailbox.

Na čo si dať pozor

Ak PHP IMAP nie je dostupné na serveri, automatické čítanie odpovedí nemusí fungovať.

Kapitola 13

Podrobný postup

Odoslanie testovacej kampane

V ostrom odoslaním musí používateľ overiť vzhľad, predmet a doručenie.

Kde v platforme začaťKampane / E-mail kampane
KampaneKampaňOdoslať testSkontrolovať e-mail

Otvorte pripravenú kampaň.

Skontrolujte vybranú šablónu a počet kontaktov.

Kliknite na Odoslať test.

Do poľa Testovací e-mail napíšte vlastnú e-mailovú adresu.

Kliknite na Odoslať testovací e-mail.

Otvorte svoju e-mailovú schránku a skontrolujte, či e-mail prišiel.

Skontrolujte predmet, oslovenie, text, odkazy a podpis.

Ak je všetko správne, vráťte sa do kampane a pripravte ostré odoslanie.

Praktický príklad

Test si pošlite minimálne na jednu firemnú a jednu externú adresu, ak je to možné.

Na čo si dať pozor

Ak test spadne do spamu, upravte predmet, text, podpis alebo nastavenie domény.

Kapitola 14

Podrobný postup

Ostré odoslanie kampane

Ostrá kampaň sa odošle až po kontrole testu a kontaktov.

Kde v platforme začaťKampane / E-mail kampane
KampaňSkontrolovať kontaktySchváliťZaradiť do fronty

Otvorte kampaň, ktorú chcete odoslať.

Skontrolujte počet vybraných kontaktov.

Skontrolujte, že v zozname nie sú prázdne alebo neplatné e-maily.

Skontrolujte, že šablóna obsahuje správny predmet a text.

Kliknite na Schváliť kampaň, ak je dostupné schvaľovanie.

Kliknite na Zaradiť do fronty alebo Odoslať.

Otvorte Email production a sledujte stav fronty.

Po odoslaní sledujte odpovede, bounce a follow-up.

Praktický príklad

Pri prvej ostrej kampani odošlite menší počet kontaktov a až potom rozširujte objem.

Na čo si dať pozor

Nerešpektovanie odhlasovania alebo bounce adries poškodzuje reputáciu odosielania.

Kapitola 15

Podrobný postup

Spracovanie odpovedí z kampane

Odpovede je potrebné spracovať do CRM, aby obchodný proces pokračoval.

Kde v platforme začaťEmail production / Reply intelligence
Email productionPrijaté odpovedeOtvoriť správuVytvoriť follow-up

Otvorte Email production.

Kliknite na Prijaté odpovede alebo Reply intelligence.

Otvorte novú odpoveď.

Prečítajte si obsah odpovede a skontrolujte automatickú kategóriu, napríklad pozitívna, otázka, odmietnutie alebo odhlásenie.

Kliknite na prepojený CRM kontakt alebo ho vyhľadajte podľa e-mailu.

Ak je odpoveď pozitívna, pridajte aktivitu typu follow-up alebo schôdzka.

Ak je odpoveď otázka, pripravte odpoveď a nastavte termín reakcie.

Ak je odpoveď odmietnutie alebo odhlásenie, aktualizujte stav kontaktu.

Praktický príklad

Pozitívna odpoveď: okamžite vytvorte CRM aktivitu „Dohodnúť prezentáciu“ s termínom do 24 hodín.

Na čo si dať pozor

Odpovede bez spracovania v CRM sa stratia a kampaň potom nemá obchodný efekt.

Kapitola 16

Podrobný postup

Vytvorenie ponuky z CRM

Ponuka nadväzuje na CRM kontakt alebo lead, ktorý prejavil záujem.

Kde v platforme začaťCRM / Offers
CRM kontaktVytvoriť ponukuDoplniť položkyUložiť

Otvorte CRM a vyberte kontakt.

V detaile kontaktu kliknite na Vytvoriť ponuku alebo prejdite do Offers.

Vyberte zákazníka, pre ktorého ponuku vytvárate.

Do poľa Názov ponuky zadajte názov, napríklad „Automatizácia objednávok – návrh riešenia“.

Pridajte položku ponuky.

Vyplňte Názov položky, Množstvo, Cenu a DPH.

Skontrolujte celkovú sumu.

Kliknite na Uložiť ponuku.

Praktický príklad

Položka: „Implementácia AI obchodného procesu“, množstvo 1, cena podľa dohody, DPH podľa daňového režimu.

Na čo si dať pozor

Pred odoslaním zákazníkovi skontrolujte správne údaje firmy, cenu a podmienky.

Kapitola 17

Podrobný postup

Schválenie ponuky a objednávka

Schválená ponuka môže pokračovať do objednávkového procesu.

Kde v platforme začaťOffers / Orders
OffersOtvoriť ponukuSchváliťVytvoriť objednávku

Otvorte Offers.

Vyberte ponuku, ktorú chcete schváliť alebo odoslať zákazníkovi.

Skontrolujte zákazníka, položky, cenu, DPH a poznámky.

Ak je dostupný zákaznícky link, pošlite ho zákazníkovi na schválenie.

Po schválení zmeňte stav ponuky na schválená.

Kliknite na Vytvoriť objednávku.

V časti Orders skontrolujte, že objednávka vznikla a má správne položky.

Nastavte stav objednávky a ďalší interný krok.

Praktický príklad

Po schválení ponuky nastavte objednávke stav „nová“ alebo „pripravená na spracovanie“ podľa interného procesu.

Na čo si dať pozor

Objednávka by mala byť vždy prepojená s pôvodnou ponukou a CRM kontaktom.

Kapitola 18

Podrobný postup

Nahratie dokumentu do DocFlow

DocFlow slúži na nahrávanie a spracovanie dokumentov.

Kde v platforme začaťDokumenty / Nahratie dokumentu
DokumentyNahratie dokumentuVybrať súborNahrať

V hornom menu kliknite na Dokumenty.

Kliknite na Nahratie dokumentu.

Kliknite na Vybrať súbor.

Vyberte PDF, obrázok alebo iný podporovaný súbor z počítača.

V poli Typ dokumentu vyberte napríklad faktúra, zmluva, objednávka alebo príloha.

Ak je dostupné pole Zákazník, vyberte firmu alebo kontakt, ku ktorému dokument patrí.

Kliknite na Nahrať dokument.

Po nahraní otvorte DocFlow inbox a overte, že dokument je v zozname.

Praktický príklad

Názov súboru používajte zrozumiteľný, napríklad „Faktura_ABC_2026_08.pdf“.

Na čo si dať pozor

Nečitateľné skeny alebo fotografie môžu znížiť kvalitu OCR extrakcie.

Kapitola 19

Podrobný postup

OCR extrakcia a kontrola údajov

OCR extrahuje údaje z dokumentu, ale používateľ ich musí skontrolovať.

Kde v platforme začaťDokumenty / OCR centrum / Kontrola extrakcie
DokumentyOCR centrumSpustiť extrakciuSkontrolovať polia

Otvorte Dokumenty.

Kliknite na OCR centrum alebo Kontrola extrakcie.

Vyberte dokument, ktorý chcete spracovať.

Kliknite na Spustiť extrakciu, ak extrakcia ešte neprebehla.

Skontrolujte polia Číslo dokladu, IČO, DIČ, IČ DPH, IBAN, Suma a Dátum splatnosti.

Ak je hodnota nesprávna, kliknite do príslušného poľa a opravte ju podľa originálneho dokumentu.

Kliknite na Uložiť kontrolu.

Ak je všetko správne, pokračujte na schválenie dokumentu.

Praktický príklad

Ak OCR prečíta IBAN nesprávne, opravte ho manuálne podľa originálu ešte pred účtovným exportom.

Na čo si dať pozor

Finančné alebo právne údaje nepoužívajte bez manuálnej kontroly.

Kapitola 20

Podrobný postup

Schválenie a archivácia dokumentu

Po kontrole údajov dokument pokračuje do schválenia a archívu.

Kde v platforme začaťDokumenty / Schvaľovanie dokumentov / Archív
DokumentySchvaľovanieSchváliťArchív

Otvorte Dokumenty.

Kliknite na Schvaľovanie dokumentov.

Vyberte dokument, ktorý čaká na schválenie.

Skontrolujte náhľad dokumentu a extrahované údaje.

Ak je dokument správny, kliknite na Schváliť.

Ak dokument nie je správny, kliknite na Vrátiť na opravu alebo doplňte poznámku.

Po schválení otvorte Archív.

Vyhľadajte dokument a overte, že je uložený so správnym stavom.

Praktický príklad

Pri faktúre skontrolujte najmä číslo faktúry, dodávateľa, sumu, menu, IBAN a dátum splatnosti.

Na čo si dať pozor

Neschvaľujte dokument, ak chýba povinný údaj alebo extrakcia obsahuje chybu.

Kapitola 21

Podrobný postup

Účtovný export

Účtovný export pripraví údaje alebo súbor pre účtovné spracovanie.

Kde v platforme začaťDokumenty / Účtovné exporty
DokumentyÚčtovné exportyVybrať dokumentVygenerovať export

V hornom menu kliknite na Dokumenty.

Kliknite na Účtovné exporty alebo Accounting formats.

Vyberte dokument, objednávku alebo dávku dokumentov.

Vyberte formát exportu, napríklad POHODA XML alebo dostupný interný formát.

Skontrolujte údaje pred exportom: firma, IČO, DIČ, suma, dátum, IBAN.

Kliknite na Vygenerovať export.

Stiahnite súbor alebo ho odošlite do nastaveného procesu.

Po exporte skontrolujte stav a prípadnú chybovú hlášku.

Praktický príklad

Pred importom do účtovníctva si export otvorte a skontrolujte aspoň jednu položku detailne.

Na čo si dať pozor

Účtovné exporty nepoužívajte bez kontroly daňových údajov.

Kapitola 22

Podrobný postup

Nastavenie e-commerce konektora

E-commerce konektor prepája obchodný procesu s e-shopom.

Kde v platforme začaťIntegrácie / E-commerce API
IntegrácieE-commerce APIVyplniť URL a API kľúčTest spojenia

V hornom menu kliknite na Integrácie.

Vyberte E-commerce API alebo konkrétny e-shop konektor.

Do poľa URL obchodu vložte adresu e-shopu.

Do poľa API kľúč alebo Token vložte prístupový údaj z e-shopu.

Vyberte typ platformy, napríklad Shopify, WooCommerce, Shoptet alebo vlastný konektor, ak je dostupný.

Kliknite na Test spojenia.

Ak test prejde, kliknite na Uložiť konektor.

Nastavte, či sa majú prenášať objednávky, zákazníci, produkty alebo iba testovací prenos.

Praktický príklad

Najskôr používajte testovací alebo dry-run režim. Až po kontrole povoľte reálny prenos.

Na čo si dať pozor

Nesprávny API kľúč alebo práva môžu spôsobiť zlyhanie prenosu.

Kapitola 23

Podrobný postup

CRM integrácia a synchronizácia

CRM konektor prepája Data Hub Arena s externým CRM systémom.

Kde v platforme začaťIntegrácie / CRM sync
IntegrácieCRM konektorTest spojeniaSynchronizácia

Kliknite na Integrácie.

Vyberte CRM konektor, napríklad Raynet, Salesforce alebo iný dostupný CRM modul.

Vyplňte API URL, API kľúč, Token alebo prihlasovacie údaje podľa poskytovateľa.

Kliknite na Test spojenia.

Ak test prejde, nastavte smer synchronizácie: iba import, iba export alebo obojsmerne.

Nastavte mapovanie polí, napríklad názov firmy, e-mail, telefón, stav leadu.

Spustite test synchronizácie na malej vzorke.

Skontrolujte, či nevznikli duplicity.

Praktický príklad

Pri obojsmernej synchronizácii najskôr otestujte 5 kontaktov, nie celú databázu.

Na čo si dať pozor

Bez deduplikácie môže synchronizácia vytvoriť duplicitné kontakty.

Kapitola 24

Podrobný postup

Automatizačné centrum

Automatizácia pomáha znížiť ručnú prácu a posúvať rutinné procesy.

Kde v platforme začaťAutomatizácia / Automation centrum
AutomatizáciaAutomation centrumNový procesuTest

V hornom menu kliknite na Automatizácia.

Kliknite na Automation centrum.

Kliknite na Nový procesu.

Do poľa Názov procesu napíšte názov procesu, napríklad „Nový lead → CRM aktivita“.

Vyberte Spúšťač, napríklad nový lead, prijatá odpoveď alebo schválený dokument.

Vyberte Akciu, napríklad vytvoriť aktivitu, poslať upozornenie alebo pripraviť export.

Kliknite na Uložiť procesu.

Kliknite na Spustiť test a skontrolujte výsledok.

Praktický príklad

Workflow: keď príde pozitívna odpoveď z kampane, vytvor CRM aktivitu „Kontaktovať zákazníka“.

Na čo si dať pozor

Automatizáciu nikdy nespúšťajte hneď na všetky dáta. Najprv testujte na malej vzorke.

Kapitola 25

Podrobný postup

Overenie, certifikácia a dôkazy

Overenie a certifikácia slúžia na prácu s dôkazmi, stavmi a potvrdeniami.

Kde v platforme začaťOverenie / Certifikácia
OverenieCertifikáciaNahrať dôkazSchváliť

V hornom menu kliknite na Overenie.

Vyberte Verification / Certification alebo príslušný overovací modul.

Vyberte predmet overenia, napríklad firmu, produkt, proces alebo pripravenosť.

Kliknite na Nahrať dôkaz.

Vyberte súbor alebo dokument, ktorý potvrdzuje tvrdenie.

Do poľa Poznámka k dôkazu napíšte, čo dôkaz preukazuje.

Kliknite na Uložiť dôkaz.

Po kontrole kliknite na Schváliť alebo Zamietnuť.

Praktický príklad

Dôkaz môže byť testovací report, screenshot, export, schválený dokument alebo validačný protokol.

Na čo si dať pozor

Dôkaz musí byť konkrétny. Samotná poznámka bez súboru alebo odkazu nemusí stačiť.

Kapitola 26

Podrobný postup

Launch checklist a finálna pripravenosť

Launch checklist ukazuje, či je platforma pripravená na demo, pilot alebo komerčné použitie.

Kde v platforme začaťLaunch checklist / Final ready status
Launch checklistLive validationComplianceFinal status

Kliknite na rýchle tlačidlo Launch checklist.

Otvorte Server diagnostics a skontrolujte, či nie sú failed dependencies.

Otvorte Live validation a skontrolujte, či sú procesy otestované.

Otvorte Compliance matrix a skontrolujte, či majú požiadavky status passed a evidence complete.

Otvorte Security center a skontrolujte, že kritické nálezy nie sú blokery.

Kliknite na Sync compliance from tests, ak chcete premietnuť výsledky validácie do readiness prehľadu.

Otvorte Final ready status.

Ak sú blokery nulové a výsledky sú potvrdené, uložte finálny snapshot.

Praktický príklad

Pred odovzdaním si vytvorte snapshot a uložte aj reporty alebo screenshoty s výsledkami validácií.

Na čo si dať pozor

Ready status má hodnotu len vtedy, ak ste procesy reálne otestovali a nie iba manuálne označili.

Záver

Od cieľa k výsledku

Používateľ má vždy pokračovať rovnakým spôsobom: vyplniť profil, napísať cieľ, nechať AI odporučiť ďalší krok, uložiť relevantné firmy do CRM, naplánovať follow-up, pripraviť kampaň, spracovať odpovede, vytvoriť ponuku alebo objednávku, spracovať dokumenty a kontrolovať výsledky.

profil cieľ AI CRM výsledok